De jaarlijkse algemene vergadering op (1.5 meter) afstand

Tijdens de coronaperiode werken werknemers, werkgevers en bestuursleden niet meer op locatie. Het rondsjouwen van laptops, schermen en bureaustoelen heeft thuiswerken tot het nieuwe normaal gemaakt. Ondanks de bizarre tijden moeten veel bedrijfsactiviteiten toch doorgaan: belasting moet betaald worden (met de mogelijkheid van uitstel) en de jaarrekening moet opgemaakt uiteindelijk opgemaakt worden. Pssst… Wij kunnen je hierbij helpen!

Voor veel bedrijven is er nog een gebeurtenis van belang, ook dit jaar moeten namelijk de jaarlijkse algemene ledenvergadering (ALV) en de algemene vergadering aandeelhouders (AVA) plaatsvinden. Afhangend van het aantal leden of aandeelhouders zal dit online moeten gebeuren omdat in veel gevallen geen 1,5 meter aangehouden kan worden.

ALV of AVA

Entiteiten met leden, zoals verenigingen en coöperaties, moeten een jaarlijkse ALV houden. Tijdens de ALV wordt het te voeren beleid besproken voor het komende jaar en komen de jaarverslagen en jaarrekeningen langs. Entiteiten met de vorm van een bv of een nv hebben jaarlijks een AVA. Tijdens een AVA worden besluiten gemaakt door de aandeelhouders over de jaarrekening (vaststelling), dividenduitkeringen, statutenwijzigingen en benoemingen van commissarissen en bestuursleden. Wil je zelf een bv of vereniging oprichten? Lees hier hoe dat kan!

Vereniging oprichtenBV oprichten

Volledig digitaal?

Eigenlijk mogen AVA’s en ALV’s niet volledig digitaal plaatsvinden. De standaard wet biedt entiteiten de mogelijkheid om in de statuten op te nemen dat een stemgerechtigde het stemrecht in een ALV of AVA via elektronische weg kan uitoefenen. Deze regels gaan echter over de situatie waarin 1 of 2 stemgerechtigden niet aanwezig zijn bij de fysieke vergadering die plaatsvindt. Het betekent niet dat er in het geheel geen fysieke vergadering meer plaats hoeft te vinden. Een entiteit kan stemgerechtigden namelijk niet ertoe dwingen de vergadering langs elektronische weg te volgen.

Corona spoedwet

Gelukkig is aan dit probleem gedacht. Het kabinet heeft de Tijdelijke wet Covid-19 justitie en veiligheid aangenomen om de noodverordening waarop de corona gerelateerde besluiten tot nu zijn genomen te vervangen. Hierdoor krijgen de genomen maatregelen een sterkere juridische basis. Een deel van deze spoedwet gaat over het houden van algemene vergaderingen (zowel AVA’s als ALV’s). Op basis van deze regels is het mogelijk de vergaderingen volledig digitaal te laten plaatsvinden zolang aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Zo moet er bijvoorbeeld voor de stemgerechtigde de mogelijkheid bestaan van tevoren langs elektronische weg vragen te stellen.

Heb jij een vraag over de spoedwet of over het houden van een digitale AVA of ALV? Stel je vraag vrijblijvend via de mail, de telefoon of ons formulier!